Accoglienza e Amministrazione

RECEPTION  

Il personale addetto alla reception è sempre disponibile per informazioni ed altro nell’orario d’ufficio .

La reception della struttura, è il luogo dove il personale addetto al ” front office”  si occupa dell’accoglienza dei pazienti,  della prenotazione degli appuntamenti (responsabile : scheduling coordinator) , dell’accettazione ” check in ” dei pazienti, della redazione di un “client diary” ordine del giorno . La receptionist   fornisce informazioni riguardanti le prestazioni, gli orari dello studio, i tempi d’attesa ,il responsabile del back office redige preventivi, contatta i pazienti telefonicamente o con altri mezzi, soddisfa le domande dei pazienti, ottimizza i tempi di accesso e la logistica , gestisce le urgenze, le emergenze, i ritardi e segnala eventuali reclami o suggerimenti attraverso segnalazioni dirette o attraverso il ” customer satisfaction”. Le prenotazioni possono essere fatte , in orario d’ufficio, per telefono o di persona tutti i giorni negli orari di apertura. La metodica della programmazione degli appuntamenti è impostata sulla sintesi di tre logiche:
-lista d’attesa con l’acquisizione di una priorità;
-urgenza emergenza  ” TRIAGE”;
-disponibilità di tempo necessario per l’esecuzione di un determinato intervento in relazione alla disponibilità di strumentazione e personale specializzato.

– Si parla   anche   inglese e spagnolo 

AMMINISTRAZIONE 

Il personale addetto alla amministrazione  si occupa di una parte importante della ” governance ” della struttura occupandosi  dei servizi amministrativi e contabili inclusa la fatturazione delle prestazioni e  della gestione budgetaria della struttura . Tiene inoltre rapporti con le banche, enti , fondi integrativi e consulenti esterni, uffici amministrativi, fornitori ecc.  La persona responsabile dell’amministrazione “office manager”  ha funzioni di coordinatore sul junior accauntant e di coordinamento del Sistema di gestione della Qualità . L’amministrazione ha la funzione di ” practice administrator”, “clin report patient coordinator”, “insurance and financial coordinator”, and “treatment plan coordinator” che sono funzioni essenziali per garantire all’utente una corretta e trasparente  gestione della sua situazione clinica – contabile e della corretta applicazione delle procedure realizzaztive del Sistema di Qualità gestionale e clinica .